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レンタルオフィスを探し始めると、料金や立地、個室の広さ、設備など、比較する項目が多くて迷ってしまうことがあります。
「できるだけ安いところがいい」と思って選んでも、実際に使ってみると駅から遠かったり、会議室が使いにくかったり、自分に必要なサービスが別料金だったりするかもしれません。
反対に、設備が充実しているからといって、自分が使わないサービスまで含まれていれば、必要以上の費用を払うことにもなります。
レンタルオフィス選びで大切なのは、自分の仕事に必要な条件を先に決めることです。
この記事では、レンタルオフィスを選ぶときに確認したい8つのポイントを紹介します。
レンタルオフィスそのものの仕組みから知りたい方は、レンタルオフィスとは？仕組み・料金・メリットをわかりやすく解説も参考にしてください。
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レンタルオフィス選びで最初に決めたいこと
具体的な施設を比較する前に、まず自分がオフィスに求めるものを整理しましょう。
最低限、次の項目を決めておくと探しやすくなります。
- 何人で利用するか
- 個室が必要か
- 希望するエリア
- 毎月の予算
- 法人登記をするか
- 来客や打ち合わせがあるか
- どのくらいの期間利用するか
すべての条件を満たす豪華なオフィスを探すのではなく、仕事に必要な条件の優先順位を決めるのがポイントです。
1．利用人数に合った広さを選ぶ
まず確認したいのが、何人でオフィスを利用するのかです。
1人で利用する場合と、5人・10人のチームで利用する場合では必要なスペースが大きく変わります。
現在の人数だけで選ぶ方法もありますが、近いうちにスタッフを増やす予定があるなら、事業拡大にも対応できるか確認しておきましょう。
ただし、「いつか増えるかもしれない」という理由だけで最初から大きなスペースを借りると、使わない場所に費用を払うことになります。
今の人数＋近い将来の計画を基準に考えるのがおすすめです。
2．個室が必要か考える
レンタルオフィスを選ぶうえで大きな分かれ道になるのが、専用個室が必要かどうかです。
電話やオンライン会議が多い、機密情報を扱う、スタッフ同士で頻繁に会話するといった場合には、個室型が使いやすいでしょう。
一方、一人でパソコン作業をすることが中心で、共有スペースでも問題ないなら、シェアオフィスやコワーキングスペースも候補になります。
個室と共有型で迷っている方は、レンタルオフィスとシェアオフィスの違いは？料金・設備・向いている人を比較も参考にしてください。
3．立地とアクセスを確認する
毎日のように利用するオフィスなら、立地は仕事のしやすさに大きく影響します。
自宅から通いやすいか、最寄り駅から歩きやすいかなどを確認しましょう。
取引先や顧客が来訪する場合は、自分の通いやすさだけでなく相手にとってアクセスしやすい場所かも重要です。
また、複数の拠点を移動する営業職などでは、主要駅からのアクセスが良い場所を選ぶメリットもあります。
住所を事業上の拠点として利用する場合は、所在地そのものも比較材料になるでしょう。
4．月額料金ではなく総費用を比較する
レンタルオフィスを比較するとき、表示されている月額料金だけで決めるのはおすすめできません。
確認したいのは、次のような費用です。
- 月額利用料金
- 契約時の初期費用
- 保証金
- 会議室の利用料金
- 郵便物対応の料金
- 電話サービス
- 法人登記・住所利用に関する費用
- その他のオプション料金
一見安く見えても、必要なサービスを追加すると総額が高くなることがあります。
反対に、家具・インターネット・光熱費などが料金に含まれていれば、自分で一から用意するより負担を減らせる場合もあります。
自分が実際に使う条件を揃えて比較することが大切です。
料金について詳しくは、レンタルオフィスの料金はいくら？月額費用・初期費用・追加料金を解説で紹介しています。
5．法人登記・住所利用の条件を確認する
会社設立や法人化を予定している場合は、契約する住所で法人登記できるか確認しましょう。
レンタルオフィスだからといって、すべての拠点・契約で同じ条件が適用されるとは限りません。
法人登記に対応しているかだけでなく、住所利用に別料金が必要なのか、郵便物をどのように受け取るのかまで確認しておくと安心です。
また、業種によって許認可などのために必要な事務所要件がある場合は、契約前に関係機関などへ確認しましょう。
法人登記については、レンタルオフィスで法人登記できる？住所利用のメリット・注意点を解説も参考にしてください。
6．必要な設備・サービスが揃っているか確認する
レンタルオフィスには、仕事に必要な設備やサービスが用意されている施設があります。
たとえば、次のようなものです。
- デスク・椅子
- インターネット・Wi-Fi
- 会議室
- 受付
- ラウンジ
- プリンター・コピー機
- 郵便物対応
- 電話関連サービス
設備が多いほど良いとは限りません。
オンライン会議が多いなら通信環境や会議スペース、来客が多いなら受付や会議室など、自分の仕事で頻繁に使うものを優先しましょう。
7．利用時間・契約期間・解約条件を確認する
仕事をする時間帯と、オフィスを利用できる時間が合っているかも重要です。
早朝や夜間、土日にも仕事をする場合は、その時間帯でも利用できるか確認しておきましょう。
また、契約期間や更新条件、解約するときのルールも確認が必要です。
短期間だけ利用するつもりだったのに長期契約が必要だった、退去時に想定していなかった費用が必要になった、といったことがないように、契約前に解約時まで確認することが大切です。
8．実際に仕事をする場面を想像する
最後に確認したいのが、スペック表だけではわからない使いやすさです。
可能であれば、契約前に実際のオフィスを確認してみましょう。
たとえば、次のようなポイントがあります。
- デスク周りの広さ
- 周囲の音
- オンライン会議のしやすさ
- 共用部分の清潔さ
- 会議室までの動線
- 駅から実際に歩いたときの距離
- 建物への入りやすさ
Webサイトでは魅力的に見えても、実際の働き方と合うとは限りません。
「ここで毎日仕事をするならどうか」という視点で確認すると、契約後のミスマッチを減らしやすくなります。
個人事業主が選ぶときに重視したいポイント
個人事業主の場合は、特に固定費とのバランスが重要です。
仕事専用の場所があることで集中しやすくなる、来客対応ができる、仕事と生活を分けられるなどのメリットがある一方、毎月の支出は増えます。
そのため、「オフィスがあった方が格好いい」という理由ではなく、事業にどんな効果があるかで考えましょう。
個人事業主向けの考え方については、個人事業主にレンタルオフィスは必要？メリット・選び方・向いている人を解説で詳しく紹介しています。
住所だけ必要ならバーチャルオフィスも比較する
レンタルオフィスを探している人の中には、実際には毎日使う仕事場ではなく、事業用住所を必要としている人もいるでしょう。
その場合は、仕事スペースを含むレンタルオフィスだけでなく、バーチャルオフィスも比較対象になります。
仕事は自宅などでできるのであれば、必要のない個室に費用をかけない方法もあります。
違いについては、レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いは？料金・登記・向いている人を比較も参考にしてください。
レンタルオフィス選びでよくある失敗
料金だけで決める
安さを優先した結果、必要な設備がなく、追加料金が増えてしまうことがあります。
広すぎるオフィスを契約する
将来の成長を考えることは大切ですが、必要以上に広いスペースを借りれば固定費も増えます。
立地を確認せず契約する
地図上では近く見えても、実際には駅から歩きにくいケースがあります。
会議室などの利用条件を確認しない
共用設備があっても、予約制・有料・利用時間制限などの条件がある場合があります。
契約・解約条件を確認しない
料金だけではなく、契約期間や更新、解約時に必要な手続きまで確認しておきましょう。
レンタルオフィス全体のメリットと注意点については、レンタルオフィスのメリット・デメリット｜向いている人と契約前の注意点を解説も参考にしてください。
リージャスも候補を比較しながら選べる
レンタルオフィスを具体的に探すときの選択肢のひとつが、リージャス（Regus）です。
リージャスでは、プライベートオフィスのほか、シェアオフィス、コワーキングスペース、バーチャルオフィスなど複数のサービスを展開しています。
そのため、「個室が必要」「共有型でもいい」「住所などの機能を重視したい」といった条件から、自分に合うオフィスタイプを検討できます。
拠点によって立地や利用できるサービス、料金などが異なるため、希望条件を整理してから比較すると選びやすいでしょう。
特に、どのオフィスタイプが自分に合うかわからない場合は、人数・働き方・予算などを伝えて具体的な条件を確認する方法があります。
敷金・礼金も不要なレンタルオフィス【Regus (リージャス)】
リージャスを具体的な候補として検討したい方は、リージャスのレンタルオフィスとは？特徴・料金・向いている人を解説で、サービス内容や料金の考え方を詳しく確認できます。
迷ったらこの順番で絞り込もう
比較項目が多くて迷ってしまう場合は、次の順番で考えると整理しやすくなります。
- 仕事スペースが必要かを決める
- 個室が必要かを決める
- 人数を決める
- エリアを決める
- 毎月の予算を決める
- 法人登記や住所利用が必要か確認する
- 必要な設備を整理する
- 候補を絞って契約条件・実際の環境を確認する
最初からすべてのレンタルオフィスを比較する必要はありません。
必要条件を先に決めてから候補を絞ることで、自分に合うオフィスを見つけやすくなります。
条件を整理したあと、個人事業主・起業家・法人など目的別に具体的なタイプを比較したい方は、レンタルオフィスおすすめの選び方｜個人事業主・法人・起業家向けにタイプ別で解説へ進んでみてください。
まとめ｜自分の仕事に必要な条件から選ぼう
レンタルオフィスを選ぶときは、料金だけでなく、人数・個室・立地・法人登記・設備・利用時間・契約条件などを確認することが大切です。
ただし、すべての条件が最高のオフィスを探す必要はありません。
大切なのは、自分の仕事に必要な条件と不要な条件を分けることです。
「何人で使うのか」「個室が必要なのか」「毎月いくらまで払えるのか」などを整理してから比較すると、候補を絞りやすくなります。
レンタルオフィスの基本については、レンタルオフィスとは？仕組み・料金・メリットをわかりやすく解説、料金についてはレンタルオフィスの料金はいくら？月額費用・初期費用・追加料金を解説も参考にしてください。
